Arhivsko gradivo u arhivu dostupno je sukladno zakonskim člancima 18. – 22. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018) koji je stupio na snagu 19. srpnja 2018. godine
Rokovi dostupnosti gradiva
Članak 18.
(1) Javno arhivsko gradivo dostupno je od njegova nastanka ako zakonom nije određeno drukčije.
(2) Javno arhivsko gradivo za koje je na temelju zakona utvrđeno ograničenje dostupnosti mogu koristiti samo ovlaštene osobe sukladno propisima kojima je ograničena dostupnost gradiva.
(3) Javno arhivsko gradivo koje sadrži klasificirane i druge tajne podatke dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka ako drugim zakonom nije određeno drukčije.
(4) Javno arhivsko gradivo koje nije označeno stupnjem tajnosti sukladno propisima kojima se uređuje tajnost podataka, a sadrži projektnu i tehničku dokumentaciju štićenih i vojnih objekata, industrijskih postrojenja, infrastrukturnih objekata i sl. te podatke o prirodnim i strateškim bogatstvima od značenja za nacionalnu sigurnost Republike Hrvatske, a koje je predano u nadležni arhiv, dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka.
(5) Javno arhivsko gradivo može se dati na korištenje prije isteka rokova iz stavaka 3. i 4. ovoga članka ako je na temelju zakona kojima se uređuje pravo na pristup informacijama i zaštita tajnosti podataka utvrđeno da javni interes, koji se ostvaruje dostupnošću podataka, preteže nad interesima koji se štite ili ako su prethodno poduzete mjere koje osiguravaju zaštitu javnih i privatnih interesa zbog kojih je utvrđeno ograničenje dostupnosti odnosno koje onemogućuju uvid u klasificirane podatke.
Dostupnost gradiva koje sadrži osobne podatke
Članak 19.
(1) Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 100 godina od rođenja osobe na koju se osobni podatak odnosi ili nakon smrti osobe na koju se osobni podatak odnosi. Ako datum rođenja i datum smrti osobe nisu poznati ili je njihovo utvrđivanje povezano s nerazmjernim teškoćama i troškovima, osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 70 godina od nastanka toga gradiva.
(2) Osobni podaci iz stavka 1. ovoga članka su podaci određeni posebnim propisom kojim se uređuje zaštita osobnih podataka.
(3) U slučaju davanja na korištenje javnoga arhivskoga gradiva koje sadrži osobne podatke prije isteka roka iz stavka 1. ovoga članka, nadležni državni arhiv poduzet će potrebne tehničke mjere radi prikrivanja identiteta osobe na koju se osobni podaci odnose (anonimizacija), a korisnik će potpisati izjavu kojom se obvezuje da neće otkriti identitet osobe na koju se osobni podaci odnose ako mu je poznat na temelju dostupnih podataka.
(4) Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje prije isteka roka iz stavka 1. ovoga članka:
– ako korištenje arhivskoga gradiva zahtijeva osoba na koju se gradivo odnosi ili osoba koju ona ovlasti
– ako je od nastanka namijenjeno javnosti
– ako je osobni podatak osobe na koju se osobni podatak odnosi već postao dostupan javnosti ili je općepoznat
– ako na to pristane osoba na koju se osobni podatak odnosi
– ako je osoba na koju se osobni podatak odnosi sama ili putem druge osobe objavila taj podatak.
(5) Tehničke mjere iz stavka 3. ovoga članka poduzimaju se tako da se izvorno arhivsko gradivo ne ošteti ili ne uništi te da se nakon isteka roka iz stavka 1. ovoga članka može u cijelosti koristiti.
(6) Korisnik koji smatra da je dostupnost osobnih podataka u javnom arhivskom gradivu ograničena protivno odredbama ovoga članka ima pravo podnijeti zahtjev za prestanak tehničkih mjera zaštite osobnih podataka te je dužan zahtjev obrazložiti.
(7) U slučaju odbijanja zahtjeva iz stavka 6. ovoga članka, ravnatelj nadležnog državnog arhiva u roku od osam dana od podnošenja zahtjeva donosi pisano obrazloženo rješenje protiv kojeg je dopuštena žalba neovisnom nacionalnom nadzornom tijelu osnovanom u skladu s posebnim zakonom kojim se uređuje područje zaštite osobnih podataka.
Dostupnost gradiva nastalog do 30. svibnja 1990.
Članak 20.
(1) Javno arhivsko gradivo koje je nastalo do 30. svibnja 1990. dostupno je za korištenje bez ograničenja, osim gradiva iz članka 18. stavka 4. ovoga Zakona i gradiva propisanog člankom 19. ovoga Zakona.
(2) Osobni podaci osobe koja je do 30. svibnja 1990. obnašala javne dužnosti ili bila pripadnik ili suradnik službe sigurnosti dostupni su bez ograničenja iz stavka 1. ovoga članka u dijelu koji se odnosi na obavljanje te javne dužnosti odnosno službe.
(3) Svaka osoba čiji se osobni podaci nalaze u javnom arhivskom gradivu iz stavka 1. ovoga članka ima pravo o gradivu koje se na nju odnosi dati pisanu izjavu kojom osporava istinitost ili potpunost svojih osobnih podataka uz navođenje arhivskog fonda i arhivskoga gradiva na koje se izjava odnosi.
(4) Nadležni državni arhiv mora dati na uvid izjavu iz stavka 3. ovoga članka svakom korisniku javnog arhivskoga gradiva na koje se izjava odnosi, i to zajedno s tim javnim arhivskim gradivom, a što su djelatnik korisničke službe nadležnoga državnog arhiva i korisnik obvezni potvrditi na preslici izjave upisivanjem nadnevka davanja izjave na uvid i potpisom.
Uvjeti korištenja gradiva u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave
Članak 21.
(1) Pravo na pristup javnom arhivskom gradivu imaju sve pravne i fizičke osobe pod jednakim uvjetima uvidom ili drugim oblicima korištenja sukladno odredbama ovoga Zakona.
(2) Uvid u javno arhivsko gradivo i obavijesna pomagala u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ne naplaćuju se.
(3) Za izradu preslika, umnažanje, objavljivanje i druge oblike korištenja javnog arhivskoga gradiva može se odrediti odgovarajuća naknada sukladno pravilniku kojim se uređuje korištenje javnog arhivskoga gradiva u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave.
(4) Ako su preslike javnog arhivskoga gradiva potrebne radi ostvarivanja prava u postupcima oslobođenima od plaćanja upravnih i sudskih pristojbi, za izradu preslika ne naplaćuje se naknada iz stavka 3. ovoga članka.
(5) Na korištenje se u pravilu daju snimke javnog arhivskoga gradiva.
(6) Dokumente, potrebne u službene svrhe, arhivi u pravilu daju na korištenje u obliku ovjerovljene preslike.
(7) Državnim tijelima može se posuditi izvorno javno arhivsko gradivo na određeno vrijeme i uz uvjet da se na trošak toga tijela prethodno izradi zaštitna preslika.
(8) Izvorno javno arhivsko gradivo može se iznimno dati na korištenje ako ne postoje snimke toga gradiva ili ako to zahtijeva znanstvena metoda rada.
(9) Javno arhivsko gradivo može se koristiti za izložbe izvan arhiva ako su osigurani uvjeti za njegovu zaštitu i sigurnost i uz obvezu da se zaštitno snimi o trošku posuditelja, prije predaje.
(10) Javno arhivsko gradivo može se izvesti ili iznijeti izvan Republike Hrvatske u svrhu izlaganja, ekspertize ili provođenja mjera zaštite, uz odobrenje koje daje ministar nadležan za kulturu rješenjem.
(11) Za nastalu štetu i povredu nečijeg prava učinjenu korištenjem javnog arhivskoga gradiva odgovara osoba kojoj je odobreno korištenje gradiva.
(12) Protiv rješenja iz stavka 10. ovoga članka nije dopuštena žalba, ali se može pokrenuti upravni spor pred nadležnim upravnim sudom.
(13) Uvjeti i način korištenja gradiva u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te naknade iz stavka 3. ovoga članka uređuju se pravilnikom o korištenju javnog arhivskoga gradiva u državnim arhivima i arhivima jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave koji donosi ministar nadležan za kulturu.
Postupak za odobravanje pristupa gradivu u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave
Članak 22.
(1) Javno arhivsko gradivo u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave koristi se na temelju zahtjeva za pristup gradivu.
(2) Korisnik koji traži gradivo ili podatke koji nisu u smislu ovoga Zakona javno dostupni, u zahtjevu za pristup gradivu navodi razloge koji su nužni za utvrđivanje njegova prava na pristup gradivu.
(3) Državni arhiv i arhiv jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave dužni su omogućiti pristup gradivu u razumnom roku, vodeći računa o žurnosti zahtjeva i o tome da rok za odgovor na korisnikov zahtjev ne može biti dulji od rokova koji su utvrđeni zakonom kojim se uređuje pravo na pristup informacijama.
(4) Iznimno od odredbe stavka 3. ovoga članka, državni arhiv i arhiv jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave mogu odrediti i dulji razuman rok nakon isteka kojega će gradivo biti dostupno za pristup korisniku ako je gradivo u takvu stanju da bi pristupom prije poduzimanja odgovarajućih mjera zaštite moglo doći do oštećenja ili gubitka bitnih svojstava gradiva.
(5) O zahtjevu iz stavka 1. ovoga članka rješenjem odlučuje državni arhiv i arhiv jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave.
(6) Protiv rješenja državnog arhiva i arhiva jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave iz stavka 5. ovoga članka može se podnijeti žalba Povjereniku za informiranje u roku od 15 dana od dostave rješenja.
(7) Protiv rješenja Povjerenika žalba nije dopuštena, ali se može pokrenuti upravni spor pred Visokim upravnim sudom Republike Hrvatske.
