Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020) propisano je da su tijela javne vlasti i druge osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva dužne izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom kojima se uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju i vanjskim uslugama. Pravila se dostavljanju nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Tijela javne vlasti dužna su za sve vrste gradiva koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom djelatnošću odrediti rok čuvanja te takav popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje. Stvaratelj gradiva koji posjeduje gradivo koje nije nastalo njegovim radom ili radom tijela čiju djelatnost nastavlja, dužan je utvrditi rokove čuvanja za to gradivo.
Hrvatski državni arhiv na svojim web stranicama je objavio sljedeće dokumente koji mogu poslužiti kao pomoć pri izradi vlastitih pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom i popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja:
- Upute za izradu pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika,
- Predložak Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika,
- Obrazac popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja.
