Člankom 11. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) propisano je da su tijela javne vlasti dužna nadležnom državnom arhivu dostaviti popise cjelokupnog javnog dokumentarnog i javnog arhivskog gradiva. Popis se dostavlja jednom godišnje, i to do kraja godine za prethodnu godinu.
Predaja popisa detaljnije je razrađena Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020). Popis cjelokupnog gradiva vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka, prije ili za vrijeme predaje gradiva nadležnom državnom arhivu. O svakoj jedinici gradiva u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom Popis mora sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji metapodataka koju donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv. Za gradivo u elektroničkom obliku Popis treba sadržavati podatke koji su potrebni za provjeru cjelovitosti gradiva.
