Postupak odabiranja i izlučivanja gradiva reguliran je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) i Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020).
Odabiranje arhivskoga gradiva postupak je kojim se iz neke cjeline gradiva, na temelju utvrđenih propisa, odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Izlučivanje je postupak kojim se iz cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Dokumentarno gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja izlučuje se redovito po isteku rokova čuvanja na temelju odobrenog popisa gradiva s rokovima čuvanja. Tijela javne vlasti prilikom izlučivanja gradiva obavezna su dostaviti nadležnom državnom arhivu popis gradiva koje se predlaže za izlučivanje. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati: naziv, odnosno vrstu gradiva, vrijeme nastanka gradiva, količinu gradiva i redni broj iz popisa gradiva s rokovima čuvanja.
Nadležni državni arhiv rješenjem odobrava tijelu javne vlasti izlučivanje i uništavanje gradiva. Tijelo javne vlasti dužno je prilikom uništavanja javnog dokumentarnog gradiva postupiti na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima.
Dokumentacija o postupku izlučivanja i uništavanja čuva se trajno.
